Centrumregeling samenwerking gemalendiensten

De colleges van de gemeenten Delft, Leidschendam-Voorburg en Pijnacker-Nootdorp werken samen aan het beheer en onderhoud van diverse type gemalen, randvoorzieningen en persleidingen. De drie colleges hebben de centrumregeling samenwerking gemalendiensten op 21 mei 2019 vastgesteld en daarmee is de centrumregeling vanaf 1 juni 2019 officieel van kracht geworden.

2021 was het tweede operationele jaar van dit samenwerkingsverband. In deze paragraaf worden de belangrijkste ervaringen toegelicht.

Doel centrumregeling samenwerking gemalendiensten

Het doel van de centrumregeling is om een toekomstbestendige organisatie op te zetten die goed uitgerust is om aan de huidige en toekomstige problematiek rondom de diverse type gemalen, randvoorzieningen en persleidingen het hoofd te bieden. Het startpunt zijn de 3 K’s: Kwetsbaarheid, Kwaliteit en Kosten. De Kwetsbaarheid (bezetting) verminderen bij de uitvoering van de taak, de kwaliteit (prestaties van het systeem) naar een hoger plan tillen en daarop houden en op kosten (efficiency) voordeel behalen. Gaandeweg is daar Kennis bijgekomen, waardoor men nu spreekt van 4 K’s.

Wat is er in 2021 gedaan om dit doel te bereiken?

In 2021 hebben enkele personele wisselingen plaatsgevonden. Op 1 januari 2021 was een functie van onderhoudsmonteur vacant. Gedurende het jaar heeft er een wissel plaatsgevonden op de functie van senior gemaalbeheerder en is een adviseur vertrokken. Voor zowel de functie van monteur als die van adviseur is geen geschikte kandidaat gevonden waardoor het jaar is afgesloten met twee vacatures op een formatie van 6,5 FTE. Door deze onderbezetting is een deel van de werkzaamheden uitbesteed en is per augustus 2021 voor 0,5 FTE een Beleidsadviseur Gemalen en Persleidingen ingehuurd.

Door de beperkte bezetting lag de focus in 2021 primair op het verzorgen van het reguliere beheer en onderhoud van de diverse type gemalen, randvoorzieningen en persleidingen.

Bij een aantal locaties is achterstallig onderhoud geconstateerd, wat tot relatief veel storingsmeldingen heeft geleid. Deze zijn uiteindelijk met extra inspanning verholpen.

Verder is gewerkt aan de groei als kenniscentrum, zowel op operationeel als op data-analytisch vlak. Hierdoor konden er meer adviestaken opgepakt worden en ontwikkelt het team zich als een goede sparringpartner voor de aangesloten gemeenten bij renovatie- en nieuwbouwprojecten.

Er zijn twee pilotprojecten opgestart, één op het gebied van duurzaam biologisch afvalwaterbeheer en één op het gebied van circulariteit. De pilot duurzaam biologisch afvalwaterbeheer is succesvol afgerond en wordt verder uitgerold in 2022.

Komend jaar wordt een begin gemaakt met het inventariseren van bestaande contracten, het aanbesteden van diensten, verbeteren en optimaliseren van het areaal en het samenvoegen van de hoofdposten en het telemetriesysteem. De focus zal daarnaast liggen op het analyseren van de beschikbare data in de eigen en externe systemen, met onder andere tot doel om het aantal storingen terug te dringen.

Tenslotte staat in 2022 een tussentijdse evaluatie gepland. Hierin kijken we terug op de oorspronkelijke doelen en uitgangspunten, en zetten deze af tegen de huidige stand van zaken. Op basis van eventueel gewijzigde inzichten wordt een stappenplan geformuleerd voor de komende jaren.

Rol gemeente Pijnacker-Nootdorp

De gemeente Pijnacker-Nootdorp is de centrumgemeente en daardoor (middels een volmacht van de overige twee colleges) verantwoordelijk voor de uitvoer van de taken voor het beheer en onderhoud van persleidingen en gemalen voor de drie gemeenten. De bedrijfsvoering van de centrumregeling is onderdeel van de bedrijfsvoering van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. De jaarrekening van de centrumregeling is daarmee onderdeel van de totale jaarrekening van de gemeente Pijnacker-Nootdorp.

Jaarrekening centrumregeling samenwerking gemalendiensten 2020

Voor de centrumregeling is onderstaande jaarrekening opgesteld. De kosten zijn toebedeeld aan de drie participerende gemeenten. De belangrijkste afspraken daarbij zijn:

1. Verdeling van de kosten op basis van de daadwerkelijk bestede uren per gemeente incl. gefactureerde kosten;

2. Tractie, overhead en ICT zijn gekoppeld aan de daadwerkelijk bestede uren per gemeente;

3. Iedere gemeente draagt 1/3 deel van de kosten voortkomend uit algemene uren (zoals opleiding);

4. Facturatie vindt plaats op basis van voorschotten. Aan het einde van het boekjaar wordt afgerekend op basis van werkelijk gemaakte kosten.

In onderstaande tabel zijn de jaarcijfers van de centrumregeling weergegeven.

Financiële risico’s

Financiële risico’s zijn niet voorzien. De redenen hiertoe zijn:

1. Taken met bijhorende begrotingen worden voorafgaand aan de start van het kalenderjaar vastgesteld in een dienstverleningsovereenkomst tussen de centrumgemeente en de “gast” gemeenten;

2. De begroting van de taken is gekoppeld aan de begroting van het gemeentelijk rioleringsplan, welke een kosten dekkende heffing kent;

3. De centrumregeling voert enkel beheer en onderhoud uit en kent daarmee een lager financieel risicoprofiel dan bij taken gerelateerd aan investeringen;

4. Enkel de kosten die gemaakt worden voor de gemeente Pijnacker-Nootdorp komen ten laste van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Gemaakte kosten in de overige gemeenten worden direct verrekend met de betreffende “gast” gemeenten.